Qué es un ERP?

Un programa ERP sirve para estandarizar, organizar y unificar tus procesos de negocio a través de todos los departamentos. Sigue leyendo para comprender el software más importante para una empresa en crecimiento.
16 enero, 2020 por
Qué es un ERP?
PROKOM, Juan Albarracin
| 1 Comentario
Qué es un ERP?

Significado de ERP

ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales). Pero unas siglas no son capaces de explicar qué es exactamente un ERP.

Un programa ERP es un conjunto de aplicaciones de negocio unificadas en un mismo software y base de datos. Normalmente contiene aplicaciones como CRM, Contabilidad, MRP, Inventario, Ventas, Compras, Recursos humanos...

Se trata de una sola aplicación que responde a todas estas necesidades, con las ventajas derivadas de que:

  • No hay duplicación de datos.

  • Los departamentos y sus procesos están inter-conectados.

  • La interfaz de usuario es la misma para todos.


Cuáles son las ventajas de un ERP?

Las ventajas principales de implantar un ERP son las siguientes, que responden a lo que nosotros llamamos "los 3 pilares de toda implantación":

  1. Reducción de costes. La automatización e integración de procesos que proporciona un ERP reduce los costes de personal drásticamente.

  2. Errores humanos. Olvídate de los problemas al transcribir datos entre aplicaciones y no validarlos correctamente.

  3. Expansión. La facilidad de un negocio para seguir creciendo es proporcional a la cantidad de personas y procesos necesarios para realizar su actividad. Las características de un ERP reducen al máximo estos 2 factores.

  4. Conocimiento. La capacidad de visualizar cualquier actividad en tu empresa, a todos los niveles de detalle que deseas, te permite mantener el control y el conocimiento de todo lo que impulsa a tu empresa, y los problemas que la debilitan.

  5. Normativas y regulaciones. La estandarización de procesos asegura el cumplimiento de normativas y regulaciones, como en contabilidad (PGCE), calidad (ISO), protección de datos (RGPD)...

  6. Seguridad. Los sistemas ERP cuentan con las mejores medidas de seguridad en la industria del software, y resulta más sencillo para tu equipo de IT proteger y mitigar los problemas que pudieran surgir al tratarse de un sistema centralizado, en lugar de aplicaciones y equipos diseminados.


Para qué sirve un ERP?

Los sistemas ERP nacen de la necesidad de poner de acuerdo todos los procesos que hacen funcionar una empresa (ventas, contabilidad, fabricación, logística, recursos humanos...) con el objetivo de potenciar la organización y la eficiencia de tu empresa.

Un software ERP rompe las barreras entre los departamentos de tu empresa al trabajar sobre una fuente de datos y aplicación común. De esta forma cada empleado tiene acceso a los datos que necesita para tomar decisiones certeras, y simplifica los procesos redundantes para reducir drásticamente los costes de tu negocio.


Ejemplo de ERP en una empresa

Un software de planificación de recursos empresariales sirve para Pepe, un electricista moderno que trabaja como autónomo, igual que para Iberdrola: el autónomo va a estar super organizado, va a conocer su negocio y sus clientes mejor que los demás electricistas, y va a disponer de más tiempo y dinero para ejercer su actividad.

Esta situación favorece el crecimiento, ya que:

  • Él solo es capaz de abarcar más clientes que sus competidores.

  • Cuando pone publicidad es más certero, porque tiene siempre a la vista cómo son los buenos clientes y dónde encontrarlos. 

  • Cuando hace una instalación, el cliente queda más contento con su servicio, eficiencia y profesionalidad, y mantiene una relación más duradera y fluida gracias a las herramientas de comunicación.

Su negocio crece de forma natural, y dispone de los ingredientes necesarios para formar una Pyme con muy poco riesgo de fracaso.

La falta de organización y efectividad que estanca a casi todas las pymes no es problema para él: no necesita dedicar su tiempo o contratar un ejército de personal para las tareas administrativas. Cuando se va de vacaciones, su empresa sigue funcionando igual de bien, y puede ver desde su ERP cómo va todo mientras saborea un gintonic desde un chiringuito en Punta Cana.

Durante las vacaciones, Pepe conoce a un inversor, y al enseñarle su ERP garantiza todas las condiciones para recibir financiación que le ayuden a abrir 5 sucursales en distintos puntos de España. La expansión es todo un éxito, ya que el ERP le permite replicar su modelo de negocio fácilmente: basta una formación sobre el funcionamiento del sistema y una persona competente al mando de cada sucursal para asegurarse de que todas las tiendas funcionan de la misma forma y dan un servicio igual de bueno.

A partir de aquí, es decisión de Pepe seguir luchando para convertirse en la nueva Iberdrola, pero ha llegado tremendamente lejos y dejará una máquina de dinero como legado a sus hijos.

"La razón por la que una licencia de franquicia McDonalds vale 1.000.000€ no es la receta de las hamburguesas, sino el precio de una máquina de hacer dinero que funciona perfectamente con un responsable de tienda y 10 adolescentes sin estudios. Todo gracias a unas buenas reglas de funcionamiento, plasmadas en un ERP."