Cómo configurar la Contabilidad en Odoo
Manual completo de contabilidad Española en Odoo, actualizado para el año 2020.
Descubra cómo utilizar Odoo para llevar la contabilidad de su empresa, y cómo configurar correctamente cada apartado para cumplir con el plan general contable español (PGCE).
1. Apps, Módulos y Configuración inicial para la contabilidad
Para empezar, es imprescindible que instale el módulo base de contabilidad española, y le recomendamos que también instale los de la OCA y sus dependencias. Estos últimos añaden campos y rutinas que son necesarios en muchos casos, generan los modelos a presentar directamente en la AEAT, y automatizan procesos específicos para la contabilidad en España:
Contabilidad Española
Módulo base de contabilidad española, que incluye el plan de cuentas y establece por defecto los valores correctos en la ficha de cliente.
Modificar facturas
Permite la cancelación de asientos, y por tanto las facturas validadas si aún no la ha enviado y necesita cambiar algún dato manteniendo el número.
Secuencia Rectificativas
Permite generar secuencias separadas para las facturas rectificativas, encargándose de generar los números correspondientes automáticamente.
Ficha de Cliente
Añade campos útiles en la ficha de cliente/proveedor e importa los datos de los bancos españoles.
Extractos Bancarios
Permite importar los abonos y pagos en tus cuentas bancarias directamente a Odoo, y conciliar rápidamente descargándose el fichero "norma 43" disponible desde casi todos los bancos.
Depósito de cuentas
Genera automáticamente 7 informes contables para el depósito de cuentas anuales en el registro mercantil (PyG, Balance, Ingresos y gastos) en modo normal, abreviado y PYME.
Importación DUA
Genera las cuentas, campos, rutinas e impuestos necesarios para sus actividades de importación.
FACE / Factura-E
Integra Odoo con el sistema FACE o FACTURA-E, obligatorio para facturas remitidas a las administraciones públicas.
Activos fijos
Adecúa la gestión contable de activos fijos a la contabilidad española (amortizaciones, prorrateo, depreciación y periodos).
2. Configuración inicial
Con todos los módulos que va a utilizar ya instalados, vamos a Contabilidad > Configuración > Ajustes para establecer el comportamiento global que desea en su contabilidad. Recorra las opciones prestando especial atención a los impuestos, divisas, métodos de redondeo y contabilidad analítica si trabaja con proyectos o servicios.
También es importante revisar los apartados de configuración de Ventas y Compras, para establecer los términos y condiciones, y la política de facturación en cada uno de ellos: Cantidades pedidas (facturar todos los productos de cada pedido) o cantidades entregadas (facturar sólo las cantidades que se han entregado). Esta última es la que debe seleccionar si opera desde España.
Para terminar, nos dirigimos al recorrido de configuración inicial en la app de contabilidad. Rellene la información de su empresa (Nombre, NIF, Dirección fiscal y registro mercantil). A continuación añada sus cuentas bancarias, y por último la fecha de inicio y fin para sus periodos contables.
3. Asiento de apertura y saldos iniciales
El último paso del recorrido es la introducción de los saldos iniciales en sus cuentas contables, así como crear las cuentas adicionales que desee en su plan contable. Para crear subcuentas contables, lo mejor es duplicar su cuenta genérica, y cambiar el nombre y número.
Las cuentas genéricas del PGCE estarán ya creadas al instalar el módulo de localización de su país, y debe tener en cuenta una gran diferencia entre Odoo y otros software ERP y de contabilidad que haya usado antes: no es necesario crear cuentas separadas para cada cliente. En Odoo esta información se deduce automáticamente gracias a que las ventas y compras están integradas.
Para añadir las cuentas a pagar y a cobrar de ejercicios anteriores que están pendientes con sus clientes y proveedores, las puede añadir de 2 formas:
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Creando las facturas pendientes si son pocas, o importándolas con el correspondiente coste adicional del servicio.
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Creando apuntes contables con el total por cliente, contra las cuentas genéricas correspondientes, especificando la empresa en el campo que aparece. Esta opción es más rápida y barata.
4. Configurar sus diarios de Facturas y su numeración
Por defecto Odoo numera todas las facturas de un diario contable con la misma secuencia, pero en España es obligatorio separar la secuencia de las rectificativas y notas de crédito. Además debe crear un diario de facturas por cada actividad distinta que realiza: Por ejemplo, si tiene una plantación de patatas pero también ofrece servicios de consultoría para planificar granjas, debe separar la secuencia de facturas para cada actividad.
Usando un usuario con permisos de Responsable de facturación, Mostrar las caracerísticas de contabilidad completas y con el modo desarrollador activado:
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Navegar a Contabilidad / Configuración / Ajustes / Contabilidad / Diarios
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En el diario de Facturas de clientes, active el checkbox "Secuencia de facturas rectificativas dedicada". Guarde y haga lo mismo con el diario de facturas de proveedor, así como cualquier otro diario para facturas (compras o ventas). De esta forma le aparecerá una nueva secuencia para sus facturas rectificativas. En España, no debe haber saltos en la numeración de facturas y asientos, por lo que es obligatorio que establezca la implementación "Sin hueco" en todas las secuencias que se refieran a este tipo de entidades.
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Con un usuario Administrador, navegue a Ajustes / Técnico / Secuencias e identificadores / Secuencias. Establezca los prefijos y sufijos que desee, manteniendo al menos "%(range_year)s" ya que esto hace que la numeración vuelva a empezar cada año. También debe activar "Utilizar subsecuencias por date_range" para que se comporte como deseamos.
5. Configure sus clientes y proveedores
Lo más importante aquí, se encuentra en las pestañas Contabilidad y Ventas y compras dentro de la ficha de cliente:
La posición fiscal, en un cliente normal no es necesario rellenarla ya que se utilizará El Régimen Nacional. En el resto de casos, hay que establecer este campo.
La cuenta a cobrar por defecto, será la 700, y a pagar la 401. Cámbielas a las que más utilice en su actividad comercial para ahorrar tiempo en la introducción de clientes.
También puede establecer las cuentas bancarias del cliente desde esta pestaña.
6. Configure sus productos
La configuración contable de sus productos en Odoo engloba 4 apartados importantes:
Impuestos: Los impuestos básicos que se van a cobrar a los clientes por defecto, así como los que va a pagar a sus proveedores. Sólo es necesario rellenar estos 2 campos cuando se trate de impuestos distintos a los que haya establecido en la configuración inicial de contabilidad.
Cuentas a cobrar y pagar: De la misma forma que los impuestos, sólo debe rellenarlas si son distintas a las de su categoría de producto.
Política de facturación: Se trata de qué cantidad de este producto se va a facturar cuando aparece en un pedido: todas o sólo las que se han entregado. Por lo general en España, se deben facturar sólo las entregadas, por lo que debe establecerlo así tanto para los clientes como en los proveedores. También puede tener en cuenta, que el valor por defecto que va a tomar va a ser el establecido en la configuración inicial, por lo que sólo debe cambiarla si es distinta.
Como puede ver, al crear un producto este ya va a tomar los valores por defecto ya establecidos en la configuración inicial, por lo que contablemente sólo debe revisar aquellos productos que se salen de lo normal: